（一）查阅档案者须出具相关的身份证明材料
为方便向大家提供档案信息的利用，并维护档案的保密性，档案查阅者必须提供身份证明材料。这里所指的身份证明材料是：身份证、学生证（仅在校生适用）、户口册、结婚证（仅夫妇间代查适用）、护照、军官证或警官证等。
1、查阅本人档案者，须出具本人的身份证明材料。
2、代他人查阅个人档案者，须同时出具以下证明材料：
（1）含委托人亲笔签名的委托书一份（委托书格式见附件）；
（2）委托人身份证明材料复印件一份；
（3）受托人的身份证明材料原件。
3、代理单位查阅档案者，须同时出具以下证明材料：
（1）盖有单位公章的查档介绍信一份；
（2）档案查阅者的身份证明材料。
（二）档案查阅者还需提供的信息
1、查阅录简表、成绩单、学籍卡、毕业证书存根，须提供该同学的姓名、性别、出生年月、学院、专业、入学年月、毕业年月等信息。
2、查阅文书档案，须提供文件年份、题名、文号、归档单位等信息。
3、查阅科研档案，项目参与者须提供该课题名称、结题时间、项目主持人姓名等信息；非项目参与者查阅科研档案除提供以上信息外，还须提供项目主持人的知情同意书。
