档案工作需要务实，脚踏实地做好档案管理的每一个环节，才能保证档案工作的有序开展，发挥出档案支撑学校发展的作用。但是美好的事物能让人心情愉悦，档案工作大部分时间面对的是枯燥的档案，在档案工作中，我们不仅把档案做好，也要把它做美。于是，我们根据前辈在其他地方交叉检查中关于档案盒封面规范化整理的经验做法，结合我校档案的实际情况，为档案穿上了“新衣”。
针对库房中学校档案卷盒不统一，脊背信息不规范、卷盒封面粘贴不统一等问题，档案科开展了库房档案规范化整理工作。自2020年10月开始，历时4个月，档案科完成2002年至2014年，合计12年的1312盒档案的封面规范化整理，在保证物尽其用的前提下，更换不符合规范的案卷盒，通过完成案卷盒信息录入—打印—裁剪—粘贴—上架的一系列动作后，让库房中学校档案换了新颜。完成规范化整理后，密集架上档案身着统一“服装”，每次打开密集架都让我们赏心悦目。同时，规范化的整理提高了档案工作的效率，特别是利用最频繁的学籍档案。由于先前整理方式的原因，档案盒外标识的档号仅有2009-JX14—Y-1这样的字样，进入库房无法高效地找到所需档案，每次都要将所有JX14类别的档案一盒盒打开翻阅一遍，才能找到相应班级、专业的成绩册。光在找档案这一环节就浪费了很多时间，于是结合前辈在其他高校交叉检查工作中的经验，我们将所有学生学籍档案重新更换了档案盒，将每盒学籍档案的成绩册信息编辑后打印出来，按盒进行手工粘贴，在档案盒脊背粘贴标准化的档案盒信息，这样一来找档案的过程变得简单明了，定位到年度，看到档案盒的脊背信息我就知道本盒档案所保存的学籍档案的专业、班级，很快就能查到所需学籍档案，大大节约了档案查阅时间，能更高效的服务档案利用者。
图二：整理前的部分档案
图三：规范化整理后的部分档案
